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Extranet : Liste des documents

 

Depuis le 1er juillet 2020, les syndics de copropriété doivent respecter la liste minimale des documents à mettre à disposition des copropriétaires via un extranet sécurisé

 

Copropriétaires et conseil syndical ayant des besoins différents en termes d’informations, un accès différencié doit être mis en place en fonction de la nature des documents.

La connexion à l’extranet doit se faire via un identifiant personnel pour garantir la sécurité des données et la fiabilité de l’authentification de chaque copropriétaire.

Documents accessibles à tous les copropriétaires

Cette liste comprend les documents relatifs à la gestion de l’immeuble et concernent ainsi l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble :

  • Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et les actes publiés qui y apportent des modifications

  • La dernière fiche synthétique réalisée par le syndic

  • Le carnet d’entretien de l’immeuble

  • Les diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble en cours de validité

  • Les contrats d’assurance de l’immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité

  • L’ensemble des contrats et marchés en cours conclus par le syndic, excepté les contrats de travail des salariés du syndicat

  • Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours de validité

  • Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis de travaux qui y ont été acceptés

  • Le contrat de syndic en cours
     

Documents accessibles au seul copropriétaire pour son lot

Chaque copropriétaire doit également avoir à disposition des documents relatifs à son propre lot :

  • Son compte individuel arrêté après approbation des comptes par l’assemblée générale

  • Le montant des charges prévu dans le budget prévisionnel et celui des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices clôturés et payés par le copropriétaire

  • Le montant de la part du fonds travaux rattachée à son lot, arrêté après approbation des comptes par l’AG

  • Les avis d’appels de fonds qui lui ont été envoyés durant les trois dernières années

 

Documents accessibles au conseil syndical

Le décret précise également une liste de documents relatifs à la gestion de l’immeuble mais uniquement consultables par les membres du conseil syndical afin de pouvoir mener à bien leurs missions d’assistance et de contrôle.

  • Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires

  • Le relevé des charges et produits de l’exercice échu

  • Les relevés périodiques des comptes bancaires séparés

  • Les assignations en justice relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n’ont pas expiré

  • La liste de tous les copropriétaires

  • La carte professionnelle du syndic ainsi que son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et de garantie financière

Distribution des pouvoirs en AG

 

La loi ELAN interdit au syndic de distribuer lui-même les mandats en blanc, mais ne précisait pas jusque-là les modalités de distribution.

Le décret du 27 juin 2019 est venu préciser que le syndic doit les remettre au président du conseil syndical qui désignera alors les mandataires.
Si le président du conseil n’est pas présent ou qu’il n’y a pas de conseil syndical, alors le syndic les remettra au président de séance désigné par l'assemblée générale
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L'état daté

Dans le cadre d'une vente d'un lot en copropriété (appartement, cave, parking,etc), le syndic doit transmettre au notaire ce qu'on appelle "l'état daté".
Ce document dresse un bilan des charges de copropriété liées au lot vendu et indique la présence de procédures judiciaires éventuelles.
La transmission de ce document par le syndic est ainsi facturé au copropriétaire vendeur.

Bien que prévu dans le cadre de la loi ALUR du 24 mars 2014, le plafonnement du prix facturé n'avait, pour l'heure, pas encore été instauré.
Le décret du 21 février 2020 vient ainsi acter que le prix facturé pour l'état daté ne pourra excéder 380€ à compter du 1er juin 2020.